外贸邮件写作中，常用语的使用往往决定了沟通效率和专业形象。同一个意思，用不同的表达方式，客户的阅读感受会完全不同。比如想让对方查收附件，如果每次都写please find attached，虽然没错，但显得单调。本篇上篇将围绕邮件开场、自我介绍、询盘回复和报价跟进四个场景，给出可直接套用的英语常用语，并说明适用语境和语气差异。
一、邮件开场与称呼常用语
外贸邮件开头的称呼决定了整封邮件的语气基调。对陌生客户，稳妥的做法是使用Dear加姓氏，例如Dear Mr. Smith或Dear Ms. Johnson。如果不知道对方姓名，可以写Dear Sir or Madam，但稍显生硬。更现代一些的写法是Dear Customer或Dear Team，适用于群发或不确定具体联系人时。
如果对方回信时使用Hi加你的名字，说明沟通氛围已经比较轻松，你可以在下一封邮件中沿用Hi加对方名字，例如Hi John。需要注意，Hi在美国和欧洲商务邮件中越来越常见，但在中东、南美等偏正式的市场，初次联系仍建议用Dear。邮件正文第一句常用的开场有：I hope this email finds you well. 这是一句非常常见的问候，虽然有些模板化，但在正式邮件中仍然安全。更简洁自然的说法是：I hope you are doing well. 或者直接切入主题：I am writing to you regarding... 意思是就某事写信给您。
如果回复客户询盘，开头可以写：Thank you for your inquiry. 或 Thanks for reaching out to us. 这些都表示感谢对方主动联系。需要提醒的是，开场白不要过长，一般一两句话即可，客户每天收到大量邮件，直接说明来意更能赢得好感。
二、自我介绍与建立联系常用语
第一次给客户写邮件，自我介绍部分要简洁清晰。常用的句子包括：This is [Your Name] from [Company Name]. 表示我是某公司的某人。也可以写：I am writing to introduce our company. 我们写信是想介绍我们公司。更完整的说法是：We are a leading manufacturer of [product] based in [city/country]. 意思是我们是一家位于某地、主营某产品的领先制造商。
如果想说明你是从哪里获得客户信息的，可以用：I got your contact information from your website. 或者 We found your company at the Canton Fair. 这类表达能让客户知道联系来源，降低陌生感。建立联系时还可以加上一句：I would like to take this opportunity to introduce our main products. 我想借此机会介绍我们的主要产品。这句话比较正式，适合开发信。
在自我介绍后，通常需要说明写信目的。常用表达有：The purpose of this email is to explore potential cooperation with you. 意思是本邮件旨在探讨与贵方的合作可能。或者更直接：We are interested in building a long-term business relationship with your company. 表示我们有兴趣与贵公司建立长期业务关系。这些句子在开发信中使用频率很高，可以组合使用。
三、询盘回复与报价常用语
收到客户询盘后，回复邮件要尽快确认需求并给出信息。开头可以用：Thank you for your interest in our products. 感谢您对我们产品的关注。接着说明附件或报价：Please find attached our latest catalog and price list. 意思是请查收附件中的最新目录和价格表。如果附件较大，可以说：I am sending you the product details as an attachment. 我把产品详情作为附件发给您。
涉及报价时，常用句型有：We would like to quote you the following prices. 我们想向您报以下价格。或者更直接：Please check our best offer as below. 请查看我们以下的最优报价。如果价格有效期需要说明，可以写：This quotation is valid for 30 days. 本报价30天内有效。如果价格不含运费，要补充：Please note that the prices are based on FOB Shenzhen. 意思是请注意价格基于深圳FOB条款。这些细节能避免后续沟通中的误解。
| 英文常用语 | 中文含义 | 适用场景 |
|---|---|---|
| Please find attached our latest catalog. | 请查收附件中的最新目录。 | 发送资料时 |
| We would like to quote you the following prices. | 我们想向您报以下价格。 | 正式报价时 |
| This quotation is valid for 30 days. | 本报价30天内有效。 | 说明有效期 |
| The prices are based on FOB Shenzhen. | 价格基于深圳FOB条款。 | 说明价格条款 |
如果客户要求的规格不明确，你需要先确认信息再报价，可以写：Could you please let us know the exact specifications and quantity? 能否告知具体规格和数量？也可以说：In order to provide you with an accurate quotation, could you please confirm the following details? 为了给您准确报价，能否确认以下细节？这种询问式表达体现了专业性，也能提高报价效率。
当价格高于客户预期时，可以用：Our prices are slightly higher because we use high-quality raw materials. 我们的价格略高，因为我们使用优质原材料。或者：We focus on quality and after-sales service rather than low price. 我们更注重质量和售后服务，而不是低价。这类解释有助于维护产品定位。
四、跟进邮件常用语
发出报价后，很多客户不会马上回复，此时需要跟进。常见的跟进开头有：I am writing to follow up on my previous email. 我写邮件是想跟进我上一封邮件。也可以说：Just checking in to see if you have any feedback on our quotation. 想确认一下您对我们的报价是否有反馈。更委婉的表达是：I understand you may be busy, but I would appreciate any updates at your convenience. 我知道您可能很忙，但如果您方便时能给我任何更新，我将非常感激。
如果客户迟迟没有回复，可以适当制造一点紧迫感，但语气要礼貌：Please note that this offer is subject to stock availability. 请注意此报价需根据库存情况而定。或者：As the raw material cost is expected to rise, we suggest you confirm the order as soon as possible. 由于原材料成本预计上涨，我们建议您尽快确认订单。这类表达在跟进中比较有效，但不要频繁使用，以免给客户造成压力。
结束语同样重要。常用的结束语包括：If you have any questions, please do not hesitate to contact me. 如果您有任何问题，请随时联系我。更简洁的：Let me know if you need any further information. 如果您需要更多信息，请告诉我。正式场合可以写：I look forward to hearing from you soon. 期待尽快收到您的回复。如果是关系较好的客户，可以写：Looking forward to your reply. 期待您的回复。结束语后一般加上Best regards或Kind regards，再署上自己的姓名、职位和联系方式。
以上是外贸邮件上篇的常用语整理，涵盖开场、自我介绍、询盘回复与报价跟进。下篇将继续整理谈判、发货、售后和付款等环节的高频表达，帮助你建立完整的邮件语料库。